Muchos propietarios de pequeños negocios esperan hasta el momento de preparar sus taxes para comenzar a organizar sus documentos.
El problema es que, después de varios meses de operaciones, pueden existir cientos de transacciones, recibos, facturas y movimientos bancarios difíciles de reconstruir.
El bookkeeping no consiste solamente en guardar recibos. Se trata de mantener organizada la información financiera del negocio durante todo el año.
En MAC WISER, queremos ayudarte a entender qué información deberías mantener organizada.
- Registra todos los ingresos
Cada vez que tu negocio recibe dinero, debes mantener un registro adecuado de la transacción.
Dependiendo del negocio, los ingresos pueden provenir de:
- Ventas.
- Servicios.
- Pagos electrónicos.
- Zelle o plataformas similares.
- Credit/debit card payments.
- Checks.
- Cash payments.
- Online marketplaces.
Es importante que los ingresos registrados puedan reconciliarse con las cuentas financieras del negocio.
- Organiza los gastos del negocio
Los gastos también deben registrarse y clasificarse correctamente.
Algunos ejemplos pueden incluir:
- Supplies.
- Office expenses.
- Advertising.
- Software.
- Business insurance.
- Professional services.
- Rent.
- Utilities.
- Business mileage, cuando corresponda.
- Equipment.
- Bank fees.
No todo gasto personal puede considerarse automáticamente un gasto empresarial.
Por eso, mantener documentación que explique la naturaleza del gasto es importante.
- Guarda tus recibos
Un recibo puede parecer insignificante, especialmente cuando se trata de una compra pequeña.
Pero durante un año, muchas compras pequeñas pueden representar una cantidad importante.
- Revisa tus cuentas bancarias
El bookkeeping debe incluir la conciliación de las transacciones del negocio con los estados de cuenta bancarios.
Esto puede ayudarte a identificar:
- Transacciones faltantes.
- Cargos duplicados.
- Errores.
- Gastos que no fueron registrados.
- Ingresos que no aparecen correctamente.
La conciliación bancaria es una de las herramientas más importantes para mantener información financiera organizada.
- Separa tus finanzas personales de las del negocio
Si tienes un negocio, mezclar constantemente tus gastos personales y comerciales puede hacer que el bookkeeping sea mucho más complicado.
Cuando sea posible, utiliza una cuenta bancaria comercial para las operaciones del negocio.
- Mantén información de empleados y contratistas
Si tu negocio tiene empleados o trabaja con contratistas independientes, existen obligaciones adicionales de documentación y reporting.
Es importante mantener organizada la información correspondiente a:
- Payroll.
- Wages.
- Payroll taxes.
- Contractor payments.
- W-9 information.
- Formularios fiscales correspondientes.
Los requisitos específicos dependen de la situación del negocio.
- No esperes hasta Tax Season
Uno de los errores más comunes es intentar organizar todo el año de transacciones justo antes de presentar los taxes.
En lugar de esperar, considera establecer una rutina:
Cada semana
Revisa ingresos y gastos.
Cada mes
Concilia tus cuentas y revisa tus reportes.
Cada trimestre
Revisa el desempeño financiero del negocio y las obligaciones tributarias que puedan corresponder.
Al finalizar el año
Asegúrate de que tus registros estén completos y organizados para la preparación de tu declaración.
¿Qué puede hacer un buen bookkeeping por tu negocio?
Un sistema organizado puede ayudarte a conocer mejor:
- Cuánto está ingresando tu negocio.
- Cuánto estás gastando.
- Cuáles son tus principales gastos.
- Cuánto dinero está disponible.
- Qué facturas están pendientes.
- Cómo está funcionando tu negocio durante el año.
El bookkeeping no es solamente una tarea administrativa. Es una herramienta para mantener información financiera organizada.
¿Necesitas ayuda con tu bookkeeping?
En MAC WISER, ofrecemos servicios para pequeños negocios y emprendedores, incluyendo:
Bookkeeping | Tax Preparation | Business Formation | Notary Public Services
Nuestro objetivo es ayudarte a mantener tus documentos y registros organizados para que puedas concentrarte en las operaciones de tu negocio.
No esperes hasta Tax Season para organizar tus números.
Empieza a organizar tu negocio hoy con MAC WISER.
Este artículo tiene fines educativos y no constituye asesoría fiscal, legal o financiera individual. Los requisitos y obligaciones pueden variar según la situación de cada negocio.